Daugelis žmonių mano, kad finansinis auditas yra sertifikuoto buhalterio (CPA) atliktas tyrimas. Tai yra vienas apibrėžimas, ir jums gali prireikti, kad jei jūsų įmonei reikia paskolos, jūs ruošiatės eiti į viešumą arba verslas greitai pasieks kitą etapą, kuriam reikia finansinio skaidrumo. Tačiau finansinį auditą galite atlikti ir savarankiškai. Šia prasme tai yra pratimas atidžiai pažvelgti į savo finansinę būklę. Iš ten ieškosite problemų ir pamatysite, kas vyksta gerai. Be netinkamai išleistų lėšų atskleidimo, auditas gali parodyti, kaip galite sutaupyti pinigų ir neleisti įmonei patekti į nestabilią ir netvarią finansinę padėtį. Taigi turėtumėte galvoti apie tai kaip gerai praleistą laiką. Dėl daugelio situacijų gali būti tikslinga atlikti jūsų įmonės finansinį auditą. Jie įtraukia:
- Parodykite investuotojams ar finansuotojams su paskola susijusį rezultatą
- Pastarojo pelningumo padidėjimo ar sumažėjimo priežasčių nustatymas
- Įvertinkite, ar jūsų verslas yra finansiškai pasirengęs plėstis
- Skolintojo reikalavimų paimti ar pratęsti paskolą tenkinimas
- Suinteresuotųjų šalių pasitikėjimo įmone didinimas
Štai keletas veiksmingų pasiūlymų, kaip atlikti išsamų finansinį auditą, kuris suteikia vertingos informacijos apie jūsų verslą.
1. Pasirinkite lėtą verslo laikotarpį
Norint atlikti išsamų savikontrolę, reikia skirti pakankamai laiko. Štai kodėl geriausia, kad jūsų įmonės patikrinimas būtų atliktas gana lėtai. Neplanuokite, kad tai įvyktų praėjus savaitei po to, kai įsigijote naują, labai reikalingą klientą, arba per tai, kas paprastai yra aktyviausias verslui sezonas ar mėnuo. Vietoj to apsvarstykite, kada greičiausiai turėsite pakankamai laiko atlikti kiekvieną audito dalį ir įrašyti savo išvadas. Priešingu atveju galite skubėti ir nepastebėti svarbių detalių. Jei taip atsitiks, tai apskritai praranda tikslą atlikti auditą.
2. Ieškokite išlaidų pokyčių
Natūralu, kad verslas kiekvienais metais išleidžia skirtingas sumas. Pavyzdžiui, galbūt pernai jums prireikė naujų kompiuterių visiems darbuotojams arba investavote į aukščiausios klasės 3D spausdintuvą. Tačiau situacija tampa dar nerimą kelianti, kai pastebite didelį išlaidų padidėjimą ir negalite iš karto nustatyti priežasties. Galbūt praėjusiais metais turėjote 8 000 USD daugiau vidutinių išlaidų, nepaisant to, kad iki tol buvo užfiksuoti gana pastovūs skaičiai. Jei taip, eilutę išnagrinėkite savo verslo išlaidas ir pabandykite nustatyti naujas ar neįprastas operacijas. Atidžiau pažvelgus gali atsirasti įrodymų, kad lėšos buvo netinkamai išleistos. Tai taip pat gali padėti prisiminti išlaidas, kurias anksčiau pamiršote.
3. Nustatyti veiksmingus būdus, kaip sumažinti veiklos išlaidas
Veiklos išlaidos yra susijusios su kasdieniais jūsų verslo valdymo reikalavimais. Tai gali apimti nuomos mokesčius, komunalines paslaugas, biuro reikmenis ir darbuotojų atlyginimus. Peržiūrėkite kiekvieną kainą ir išsiaiškinkite, ar jas galima sumažinti. Ar galėtumėte pirkti produktus dideliais kiekiais, kad sutaupytumėte daug? Peržiūrėkite santykius su tiekėjais ir sužinokite, ar verta ieškoti pigesnių alternatyvų. Taip pat protinga patvirtinti išlaidų, susijusių su netikėtais gedimais, procentą. Ar sugedo itin svarbi įranga ir dėl mokesčių iškvietimo avarinėje situacijoje ir atsarginių dalių buvo per didelis biudžetas? Dažnai pastebėsite, kad vykdydami prevencines arba nuspėjamąsias priežiūros programas sutaupysite pinigų, nes drastiškai sumažinsite netikėtas prastovos laiką ir jų sukeliamas išlaidas. Pabandykite visas veiklos išlaidas susieti su galimu savo verslo pelnu. Jei negalite, galbūt kai kurios išlaidos nėra tokios būtinos, kaip atrodė.
4. Patikrinkite, ar nėra pasikartojančių mokesčių įrodymų
Daugelis kompanijų bando priversti klientus prisiregistruoti mokėti mėnesinius mokesčius, kurie tęsiasi, nebent vartotojai atšauktų. Iš pradžių tai skamba patogiai, nes nereikia jaudintis, kad pamiršite laiku apmokėti sąskaitą ir staiga rasite savo verslą be būtinosios prenumeratos ar paslaugos. Tačiau tai taip pat gali reikšti, kad mokate už tai, ko įmonei nebereikia. Jei radote tokių atvejų, peržiūrėkite sutartis ir įsitikinkite, kad jose nėra minimalių terminų. Pavyzdžiui, galbūt jūs pasirašėte dvejų metų sutartį prieš 18 mėnesių. Jei taip, mokesčius turėtumėte mokėti iki sutarties galiojimo pabaigos. Anksti sustabdžius mokėjimus, gali būti pažeistas jūsų kreditas arba prieš jus bus imtasi teisinių veiksmų. Kitu atveju peržiūrėkite visus pasikartojančius mokesčius, kad įsitikintumėte, jog jie skirti dalykams, kurių jūsų įmonei tikrai reikia. Kai nesate sudarę sutarties ir įmonė nenustos jums atsiskaityti, pateikite oficialų prašymą pardavėjui ir paprašykite raštiško atsakymo. Jei tai nepadeda, susisiekite su kortelės išdavėju, kad pradėtumėte ginčą. Pateikite patvirtinamuosius dokumentus, įrodančius, kad vis dar nesate pasirašę sutarties ir susisiekėte su pardavėju.
5. Kruopščiai patikrinkite savo verslo kredito kortelę ir jos operacijas
Taip pat verta peržiūrėti savo verslo kredito kortelių operacijas atliekant finansinį auditą. Ar turite aiškią politiką apie tai, kas yra teisėtos įmonės išlaidos? Ar yra taikomi procesai, kad darbuotojai, perkant ką nors su įmonės kortele, pateiktų kvitus? Jei darbuotojai supranta patvirtintus naudojimo būdus, galite kreiptis į juos dėl bet kokių keistų išlaidų, kad gautumėte daugiau informacijos. Taip pat peržiūrėkite savo vizitinės kortelės kredito ataskaitą. Jungtinių Valstijų piliečiai turi teisę į nemokamą metinį kredito patikrinimą kiekviename iš trijų pagrindinių kredito biurų. Tada galite ieškoti su ataskaita susijusių klaidų ar netikėtų įvykių, galinčių pakenkti jūsų kreditui. Pavyzdžiui, galite atskleisti nesąžiningą veiklą dėl tapatybės vagystės arba sužinoti, kad išsiuntėte mokėjimus, kurių paslaugų teikėjas niekada negavo ar neužfiksavo.
6. Įsitikinkite, kad jūsų išlaidos ir gaunamos lėšos yra teisingai suskirstytos į kategorijas
Galbūt jūsų įmonė naudoja apskaitos programinę įrangą, kuri padeda suskirstyti pajamas ir išlaidas į kategorijas. Jei turite interneto dizaino ir tekstų rašymo įmonę, skirstymas į kategorijas gali padėti nustatyti, kiek kiekviena teikiama paslauga yra pelninga. Tinkama programinė įranga taip pat gali suskirstyti visas jūsų išlaidas į kategorijas. Jei matote, kad konkrečios išlaidos užima neįprastai didelę biudžeto dalį, laikas pažvelgti atidžiau. Arba galite pastebėti, kad viena jūsų verslo šaka negeneruoja beveik pakankamai pelno, kad pateisintumėte savo išlaidas. Jei taip, efektyviausias sprendimas gali būti to segmento uždarymas arba jam skiriamų išteklių sumažinimas. Tačiau programinė įranga nėra klaidoms atsparus sprendimas, nesvarbu, ar joje yra automatinis skirstymas į kategorijas, ar reikalingas rankinis duomenų įvedimas. Pasitaiko klaidų ir jos gali iškreipti jūsų finansinius duomenis. Ką daryti, jei kas nors netyčia pažymės jūsų nuomos mokėjimą kaip raštinės reikmenis? Susimąstėte, kas sukėlė staigų išlaidų šuolį, ir reikėtų nagrinėti viską toliau.
7. Išvardykite įmonės pokyčius, sukėlusius finansinius skirtumus
Kitas naudingas veiksmas – dokumentuoti visus pakeitimus, įvykusius per audituotą laikotarpį. Pavyzdžiui, ar organizacija pradėjo ar nutraukė programas? Ar ji pasamdė daug komandos narių? Galbūt jūsų verslas nustojo gaminti tam tikrus produktus ir dar neužpildė tų spragų naujomis prekėmis. Prisimindami tuos pakeitimus ir įtraukę juos į sąrašą, galėsite atlikti sėkmingesnį auditą, nes sumažinsite netikėtumų ir painiavos. Remiantis šia informacija, taip pat bus lengviau suprasti skirtumų poveikį. Pavyzdžiui, jei per pastaruosius metus pasamdėte 20 naujų darbuotojų, ar pastebimas pelno padidėjimas padaliniuose, kuriuose jie dirba? To paties požiūrio galite imtis ir su brangia įranga, kuri, jūsų manymu, atneš milžinišką jūsų verslo augimą. Galbūt naudojote pusantrų metų. Jei taip, pabandykite susieti pelną su juo ir pažiūrėkite, ar tai, ką išleidote, galiausiai pasiteisino, nes padėjo jūsų įmonei sėkmingai.
8. Patikrinkite, ar paskolos buvo panaudotos patvirtintoms prekėms
Galbūt jūsų įmonė gavo federalines COVID-19 pagalbos paskolas. Tokia finansinė pagalba buvo teikiama su išlygomis, kaip išleisti pinigus. Pavyzdžiui, galite įtraukti jį į darbo užmokesčio išlaidas, tačiau jums gali būti atliktas auditas, siekiant išsiaiškinti, ar paskolą panaudojote tam tikslui. Tokiu atveju verslo atstovas turėtų pateikti ataskaitą, įrodančią, kad įmonė tinkamai panaudojo pinigus. Net jei jūsų įmonė neatlieka oficialaus audito, kad patikrintų paskolos naudojimą, jūsų vidinės finansinės patikros turėtų patvirtinti, kad nėra netinkamai išleistų išteklių. Jei pastebėjote tokių atvejų, gaukite profesionalų patarimą, kaip su jais susidoroti ir išvengti pasekmių.
9. Ištirti būdus, kaip sutaupyti gabenimo išlaidų
Galbūt jūsų verslas pastaruoju metu padidino priklausomybę nuo siuntų tiekėjų. Išsamiai suskirstykite, kiek prekių išsiunčiate vidutiniškai per mėnesį ir kiek tam išleidžiate. Tada nustatykite, ar tai, ką mokate, vis dar atitinka pagrįstą tarifą, nepaisant padidėjusios įmonės veiklos. Galite pastebėti, kad kitos įmonės siūlo daug mažesnes kainas. Prieš pereidami prie kitos įmonės, pasitarkite su dabartiniu paslaugų teikėju. Pasakykite jiems, kad galvojate perkelti savo verslą kitur, ir pažiūrėkite, ar jie gali pasiūlyti nuolaidą.
10. Raskite didžiausias galimybes sutaupyti
Net ir finansiškai gerai valdomame versle greičiausiai atsiras bent keletas perteklinių išlaidų, kurias pastebėsite atlikdami kruopštų finansinį auditą. Užuot jautęsi nusivylę dėl jų, nustatykite efektyviausius būdus, kaip sumažinti išlaidas neprarandant našumo. Pavyzdžiui, galite persikelti į mažesnę biuro erdvę ir daugiau darbuotojų dirbs iš namų. Taip pat gali būti prasminga pirkti atnaujintus kompiuterius, o ne naujus. Tokių dalykų darymas turėtų suteikti didesnį finansinį saugumą ilgalaikėje perspektyvoje.
11. Palyginkite audito rezultatus su finansinėmis prognozėmis
Kai baigsite auditą, verta patikrinti to vertinimo rezultatus, palyginti su savo finansinėmis prognozėmis. Tai gali padėti išvengti didelių problemų ateityje dėl informacijos neatitikimų. Jei matote atvejų, kai anksčiau pateiktos finansinės prognozės neatspindi jūsų audito išvadų, atitinkamai jas atnaujinkite. Šis žingsnis užtikrina, kad turite tiksliausią ir tinkamiausią informaciją, kad galėtumėte priimti finansinius sprendimus.
