Jei asmeniniai susitikimai vis dar yra produktyvūs dėl geresnio žmonių ryšio, virtualūs susitikimai gali lengvai tapti mažesnio įsitraukimo ir bendradarbiavimo padarinių aukomis. Kadangi nuotolinis darbas dabar yra nauja norma, darbuotojai ir įmonės susiduria su keliais privalumais ir problemomis – viena iš šių problemų yra neproduktyvūs susitikimai dėl bendradarbiavimo, įsitraukimo ir bendravimo stokos. Kadangi nuotolinis darbas išliks ilgam, turime rasti būdų, kaip virtualius susitikimus padaryti interaktyvesnius ir produktyvesnius, kad mūsų verslas nenukentėtų. Skaitykite iš anksto, kad sužinotumėte, kaip nuotolinius susitikimus paversti vertingesniais ir pagerinti patirtį visiems.
1. Pralaužkite ledus
Susitikimai gali būti nepatogūs, ypač droviems, kuriems sunku kalbėtis susitikus su keliais žmonėmis. Dėl to net ir susikūrusioms komandoms reikia rasti geriausią būdą susitikimui pradėti. Pagalvokite apie interaktyvias, bet nedideles ledus pralaužiančias veiklas, kurios sukurs tinkamą susitikimo nuotaiką ir paskatins minčių šturmą bei atviras diskusijas. Tokia veikla sumažina jūsų komandos apsaugą, ypač intravertiškesniems nariams, kad jie galėtų lengvai dalytis savo idėjomis. Štai keletas idėjų, kurias galite panaudoti norėdami pralaužti ledus.
- Humoro skelbimų lenta. Galite pridėti daugiau humoro ir padidinti bendravimą darbo vietoje, sukurdami humoro skelbimų lentą. Kiekvieną pirmadienio rytą pradėkite nuo tuščios lentos. Darbuotojai gali savo noru pridėti juokingų dalykų į lentą, o tada jūs galite apdovanoti iškarpų knygelę vienam darbuotojui, kuriam puikiai sekėsi.
Ledo laužymo veikla yra efektyvus būdas nuotolinius susitikimus padaryti vaisingesnius, o darbuotojams, įskaitant intravertus, jaustis patogiai. Taip pat naudinga informuoti komandą apie šias veiklas, kad jie būtų geriau pasiruošę protiškai.
2. Pažink dalyvius
Produktyvus susitikimas prasideda nuo puikios ledo laužymo veiklos ir supratimo apie žmones, su kuriais bendrauji. Taigi pirmiausia įsitikinkite, kad virtualiame susitikime dalyvaus tinkamas žmonių derinys, kuris gali pridėti jam vertės. Suorganizuokite minčių šturmo sesijas su žmonėmis iš skirtingų savo organizacijos padalinių, kad pamatytumėte skirtingas perspektyvas. Supraskite jų, kaip individų, poreikius, kad jiems būtų suteikta aplinka ir įrankiai, kurie padidintų jų produktyvumą. Be to, galite padidinti jų produktyvumą patikslindami susitikimų tvarkaraštį ir sudarydami susitikimą tik prireikus. Nuotoliniai susitikimai dažniausiai padidina kultūrinius ir asmeninius skirtumus, todėl jūs, kaip susitikimų organizatorius, turite į tai atsižvelgti. Be to, visos nuotolinės sesijos nėra vienodos. Kiekvienas iš jų reikalauja įvairaus požiūrio, atsižvelgiant į dalyvių poreikius. Labai svarbu geriau pasirūpinti kiekvienu darbuotoju ir bendrais verslo poreikiais. Tokie asmenybės tipai apima:
- Intravertai: Įsitikinkite, kad susitikimas yra kuo patogesnis tiems, kurie nesiryžta kalbėti, iš anksto papasakodami, ko tikėtis.
- Ekstravertai: Paskirkite visiems nariams skirtą kalbėjimo laiką, kad suteiktumėte visiems teisingą galimybę ir kad susitikimas būtų struktūriškesnis, efektyviai panaudodami savo energiją, kad diskusijose nedominuotų ekstravertai.
- Praktiškai nusiteikęs: Tokiuose susitikimuose labai svarbūs ne kūrybingi asmenys, nes jie siūlo mažiau, bet daugiau praktinių idėjų, jei juos palaikote ir įtraukite.
- Skelbimai: Nesvarbu, ar tai būtų rašytojai, dizaineriai ar kiti, kūrybingi nariai idėjų šturmo metu atsineša visas unikalias idėjas. Taigi būtinai paskatinkite juos kaskart stumti voką naujoms idėjoms
Norint suburti kiekvieną darbuotoją nuotoliniams susitikimams, reikia pastangų. Taigi, pakvieskite tik atitinkamus asmenis, kad įsitikintumėte, jog skiriate mandagų laiką. Paruoškite susitikimo planą su konkrečiais elementais ir laikykitės jo. Pravartu iš anksto pasidalinti planu su dalyviais, kad jie atvyktų pasiruošę.
3. Žinokite savo ir kitų vaidmenis
Kiekvienas dalyvis susitikime turi atlikti tam tikrą vaidmenį, kurį turėtumėte apibrėžti, kad jis būtų sėkmingas. Nors kiekvienas minčių šturmo susitikimas yra skirtingas, produktyvioje sesijoje turite atlikti šiuos vaidmenis:
- Vadovas: Šis asmuo yra atsakingas už tai, kad sesija vyktų ir kad ji veiktų, įtraukiant visus. Kadangi jūs organizuojate užsiėmimą, tai bus jūsų vaidmuo
- Kolektyvas: Kadangi dalyviai pateikia keletą idėjų, jos turi būti išvardytos arba galite naudoti minčių žemėlapius susitikimo metu. Kažkas turi rinkti ir tvarkyti šiuos išteklius, kurie atsiranda susitikimo metu, kad vėliau galėtų su jais dirbti
- Laikmatis: Laikas yra esminis dalykas, ir kiekvienam susitikimui reikia struktūros, kuri užtikrintų, kad laikui bėgant jis neprailgtų ir kad viskas, kas svarbu, būtų aprėpta. Galite atlikti šį vaidmenį patys, paprašyti kolegos arba naudoti tam tikrą laiko stebėjimo įrankį
4. Sukurkite darbotvarkę
Susitikimai gali būti ilgi ir nuobodūs, todėl lengva prarasti dėmesį ir pereiti prie liestinės. Geriausia darbotvarkę sudaryti iš anksto. Apibūdinkite pagrindinius dalykus, kuriuos reikia aptarti susitikime, kad jis būtų susitelkęs ir išliktų ištikimas savo tikslams, įskaitant kiekvienos temos trukmę. Suplanuokite viską iki minučių ir stenkitės laikytis kuo arčiau grafiko. Virtualaus susitikimo metu tai gali lengvai vykti ne taip, kaip planuota, nes internetiniai įrankiai naudoja ir visus įtraukia. Į darbotvarkę įtraukite susitikimo laiką naudodami įrankį, kurį naudojate, ir saugokite laiką, kad išspręstumėte netikėtas problemas. Žinoma, susitikimai vėluos ir gali nutikti keletas dalykų, dėl kurių vėluojama. Būkite glaustas, strategiškas, bet kartu ir lankstus. Šis naujas įprastas nuotolinis pasaulis yra bandymų ir klaidų procesas, siekiant rasti geriausią būdą, kuris tinka jūsų komandai. Be to, iš anksto išsiųskite šią darbotvarkę visiems susirinkimo nariams, kad įsitikintumėte, jog jie yra jai pasiruošę. Tai padės jiems išsiaiškinti, ką gali prieš susitikimą, todėl jums nereikės skirti laiko diskusijoms rengiant juos. Siųskite visas reikalingas ataskaitas ir priskirkite viską, ko reikia, kad pagerintumėte produktyvumą ir sutaupytumėte laiko. Nuotoliniai susitikimai labai priklauso nuo kelių geresnio bendravimo ir bendradarbiavimo įrankių. Todėl, norėdami planuoti kitą minčių šturmo sesiją, per įvairias platformas turite įtraukti tokių įrankių derinį. Jūsų tikslas yra sukurti aplinką, panašią į fizinį minčių šturmą, kuris kartais atsiranda naudojant kelis sprendimus vienu metu. Šie įrankiai apima:
- Vaizdo susitikimų sprendimai: Verslo profesionalų apklausa rodo, kad 96% respondentų sutinka, kad vaizdo konferencijos yra labai efektyvios siekiant geresnio dalyvių ryšio. Virtualios susitikimų platformos leidžia dalyviams daugiau bendrauti, o tai yra būtina norint susimąstyti
- Minčių žemėlapiai: Bendradarbiavimo įrankis, pvz., minčių žemėlapis, pagerina produktyvumą ir bendravimą susitikimo metu. Jame fiksuojamos ir išplečiamos vis kylančios idėjos, skatinamas minčių šturmas ir kūrybiškumas.
- Internetinės lentos: Šis įrankis yra sukurtas specialiai virtualiam smegenų šturmui, siūlantis drobę, kurioje nuotoliniai dalyviai gali pridėti savo idėjas
6. Tolesni veiksmai po susitikimo
Nors įprastas susirinkimas biure leidžia garsiai informuoti visus narius, nuotolinis susitikimas nesiūlo tokios prabangos. Todėl po susitikimo su nurodytu koordinatoriumi turite kalbėtis atskirai. Pasikalbėkite apie posėdžio protokolus ir kitą esminę informaciją. El. paštu išsiųskite šį ir nuorodą į susitikimo įrašą dalyviams, kad visi apie tai žinotų ir įsitikintumėte, jog išsprendėte visus susijusius klausimus. Be to, bendrinkite kitus veiksmus ir rezultatus, paskirkite žmones, kurie atliks kiekvieną užduotį, ir paskelbkite kito susitikimo datą. Be to, paprašykite savo komandos atsiliepimų apie susitikimo eigą, procesą ir įrankius, kuriuos naudojote jo metu. Naudokite tai, kad pakeistumėte ir patobulintumėte dalykus, kurie nebuvo tokie populiarūs.
