Bendra besivystančių įmonių savininkų tema yra ta, kad jie žino, kad gali plėsti savo verslą ir nori plėsti savo verslą, bet nežino, kaip. Kur yra planas, nurodantis, ką ir kada daryti, kad verslas klestėtų? Tiesa ta, kad jų nėra, bet rasti įrankių ir tobulinti įgūdžius, kurie padidina efektyvumą, yra vienas iš raktų, užtikrinančių, kad eisite teisingu keliu plėsdami savo verslą. Veiksmingų delegavimo įgūdžių mokymasis yra puiki vieta pradėti. Kai jūsų verslas mažas, bet auga, jūs ir jūsų komanda tikriausiai darote viską. Tačiau tikriausiai yra daug laiko reikalaujančių dalykų, kuriuos tiesiog jaučiate taip, lyg turite padaryti patys. Kol nesijausite užtikrintai, leisdami kitiems savo komandos žmonėms perimti kai kurias konkrečias jūsų pareigas, negalėsite sumažinti savo poveikio. Efektyvumo didinimas dažnai reiškia pasitikėjimą kitais žmonėmis, kurie neša dalį krovinio. Tai padaryti ne visada lengva, tačiau tai yra svarbi didinimo dalis. „Manau, kad delegavimas yra vienas didžiausių dalykų, kuriuos turite sugebėti padaryti“, – sako Kimas Esseris, ne pelno įvaikinimo agentūros „Adoptions Northwest Inc.“, įsikūrusios Springfilde ir aptarnaujančios visą Oregone, vykdomasis direktorius. „Jei pabandyčiau tai padaryti, niekaip negalėčiau susitvarkyti visko, ką darau per dieną. Tai iš tikrųjų yra jūsų komandos supratimas ir jos stipriosios, silpnosios pusės ir kaip galite geriausiai padėti jiems pasiekti savo tikslą, kai tik jį deleguosite.
Geriausi delegavimo įgūdžiai, padedantys jūsų verslui sparčiau augti
Norint būti efektyviu deleguotoju, verta sukurti tam tikrą infrastruktūrą. Jūsų komandai bus naudingi įrankiai ir sistemos, skirtos padidinti skaidrumą ir palengvinti bendradarbiavimą. Štai kaip pradėti.
1. Būkite organizuotas
Vienas iš sėkmės raktų deleguojant yra išlikti organizuotam. Jūs, kaip deleguojantis asmuo, turite būti organizuotas, kad galėtumėte prisiminti, ką delegavote! Net jei neatliekate darbo, jis nebus efektyvus, jei prarasite galimybę stebėti, kas daroma arba kas tai daro. Darbuotojai negali būti sėkmingi, jei neapgalvojote užduoties, kurią jų prašote atlikti, arba jei lūkesčiai nuolat keičiasi. Skirkite laiko prieš deleguodami, kad tiksliai išsiaiškintumėte, ko prašote. „Delegacija reikalauja organizavimo“, – sako Esser. „Tu turi būti organizuotas. Jūs turite sugebėti neatsilikti nuo to, kas turėtų įvykti ir kada. Priešingu atveju jis pasitrauks nuo jūsų komandos narių ir jūsų. Jei delegavimas įvyks per asmeninį susitikimą, greičiausiai gausite patvirtinimą el. paštu. Taip pat deleguotos užduoties patvirtinimas greičiausiai bus atliktas el. paštu. Naudojant surinkimo el. pašto įrankį – bendrinamą gautųjų aplanką – daug lengviau deleguoti. Geras bendradarbiavimo gautųjų sprendimas leis jums priskirti pranešimus konkretiems jūsų komandos žmonėms arba netgi nustatyti automatines maršruto parinkimo taisykles, kad nereikėtų tvarkyti kiekvieno pranešimo.
2. Sukurkite kai kuriuos registracijos ir ataskaitų teikimo procesus
Pakeliui jūsų komanda norės būti tikra, kad eina teisingu keliu. Aiškiai nustatykite savo laiko juostas ir suteikite jiems galimybę susisiekti su jumis, kad galėtumėte stebėti pažangą arba gauti pagalbos, jei jie užstrigtų. Gerai deleguojantys vadovai anksti ir dažnai seka rezultatus ir prireikus koreguoja. Ataskaitų teikimas, nesvarbu, ar tai būtų laiko juostos ar skaičiuoklės pildymas, ar registracija el. paštu, užtikrina atskaitomybę. Jūsų darbuotojai bus laimingesni dirbdami savo darbą, jei turės galimybę su jumis bendrauti apie tai, ką jie dirba. Tai taip pat apsaugo nuo nemalonių netikėtumų, jei darbai vyksta ne taip, kaip planuota. Projektų valdymo įrankiai, tokie kaip „Basecamp“, gali padėti lengviau laikyti visus projekto aspektus vienoje vietoje ir skaidrius visoms suinteresuotosioms šalims, tačiau galima nustatyti ataskaitų teikimo procesus naudojant savaitines metrikos ataskaitas, kurias užpildo jūsų komanda, arba net naudojant pagrindinį 1 :1 susitikimas su savo komandos nariais kiekvieną savaitę. Tačiau jūs nusprendžiate tvarkyti ataskaitų teikimo ar registracijos dalį, kartu su komanda nuspręsite dėl proceso ir įsipareigojate jo laikytis.
3. Naudokite kai kurias laiką taupančias priemones
Šablonai ir kontroliniai sąrašai yra pagrindinės delegavimo priemonės. Kontroliniai sąrašai, tokie kaip šis, kuriame sprendžiama laikinai nuomojamo objekto valymas svečiams išvykus, padeda užtikrinti, kad niekas nebūtų pamiršta ar apleista. El. pašto šablonai taip pat gali būti naudingas šaltinis, kai paskirstote bendravimo su klientais atsakomybę tarp savo komandos narių.
4. Įgalinkite savo komandą
Nepatenkinti klientai dažniau pasakoja kitiems apie savo patirtį nei laimingi klientai. Tiesą sakant, Inc. praneša, kad nelaimingi žmonės gali pasakyti 9–15 kitų. Negana to, 86 procentai klientų nutraukia verslą su įmone dėl neigiamos klientų patirties. Kai kam nors iškyla problema, įgaliota klientų aptarnavimo komanda gali priimti sprendimą neperkeldama kliento į kitą skyrių arba įvesti vėlavimo, kol jie ieško patvirtinimo problemai išspręsti. Nesvarbu, ar bendraujate su klientais, ar ne, įgalinta komanda yra laimingesnė komanda ir paprastai pati gali susitvarkyti su nesėkmėmis. Turėdami nuosavybės jausmą ir suprasdami, kokius sprendimus jie gali priimti patys, bus daug lengviau atlikti geresnį ir efektyvesnį darbą. Tačiau ne tik perveskite savo komandai atsakomybę jų neapmokydami. Įsitikinkite, kad padarėte viską, kad užtikrintumėte, jog jie turi išteklių ir mokymo, kad tai padarytų teisingai. Mesti juos į giluminį galą be aiškaus sprendimų priėmimo parametrų ir sėkmės ar nesėkmės rodiklių suvokimo – toks požiūris sukels daug streso ir galbūt net nepasitikėjimo. Negalima tiesiog perleisti atsakomybės ir išeiti.
5. Nuspręskite, ką deleguoti
Pirmiausia įvertinkite savo užduotis, kad galėtumėte nuspręsti, kurios užduotys yra teisingas delegavimo žaidimas. Kam leidžiate laiką, kuriam reikia jūsų specifinių įgūdžių? Ką galima išmokyti daryti kitus, kurie palengvintų jūsų naštą ir leistų jums sutelkti dėmesį į dalykus, kuriuos mokate geriausiai ir esate labiausiai pasirengę? Kokius įgūdžius ir gabumus jūsų komanda jau pateikia prie stalo? Kokie yra įgūdžių trūkumai? Esser teigia, kad ji laikosi filosofijos, kad nenori deleguoti užduočių, kurių pati neatliko arba kurių neatliks. „Kai priimu naują komandos narį, man labai svarbu užtikrinti, kad jie matytų mane atliekantį bet kokią užduotį, kurios prašau, net jei tai niekinga. Manau, kad jūs turite sukurti tą pasitikėjimą. Jie turi norėti, kad jums pasisektų, kol jie norės daryti bet ką, ką jiems pavedėte. Kitaip tariant, gaukite įpirkos iš savo komandos, deleguodami tinkamas užduotis reikiamiems žmonėms, ir turėsite daug daugiau galimybių pasiekti norimų rezultatų.
6. Deleguokite reikiamiems žmonėms
Delegavimas reiškia ne tik liepimą kam nors padaryti tai, ko nenorite arba esate per daug užsiėmę, kad padarytumėte patys. Veiksmingas delegavimas reiškia užduočių delegavimą reikiamiems žmonėms. Tai reiškia, kad reikia žinoti savo komandos asmenybes ir jų stipriąsias puses bei pageidavimus. Atsižvelkite į darbuotojų darbo krūvius, kad nesuteiktumėte kam nors daugiau darbo, nei jie gali dirbti. Nors galite ir turėtumėte atsižvelgti į darbuotojų įgūdžių lygį, delegavimas taip pat gali būti būdas padėti jūsų komandai įgyti naujų įgūdžių.
7. Būkite aiškūs savo lūkesčiuose
Gerai deleguojantys vadovai sugeba aiškiai nurodyti, ką reikia padaryti, kokie tikslai ir kada tai turi būti įvykdyta. Pateikite kuo daugiau informacijos ir bet kokios pagrindinės informacijos, kurią jiems būtų naudinga žinoti. Nepamirškite pateikti išteklių, pvz., prieigos ar slaptažodžių, kurių asmeniui prireiks darbui užbaigti.
8. Nustatykite sau priminimus ir padėkite savo komandai laikytis terminų
Pirma, veiksmingai praneškite apie bet kokius terminus arba lūkesčius, kad būtų atlikta visa ar dalis užduoties. Tada būtinai nustatykite susitikimo laiką, kad galėtumėte peržiūrėti ir aptarti pažangą, pateikti atsiliepimų ir palaikyti savo komandos narį arba, jei reikia, pakoreguoti prioritetus. Suteikite asmeniui, kuriam skiriate užduotį, pakankamai laiko gerai atlikti darbą. Be to, skirkite jiems pakankamai laiko, kad jie patys reaguotų į iškilusias kliūtis, kad nesijaustumėte, jog jums reikia „mikrovaldyti“. Esser sako, kad turi komandos narį, kurį jai reikia stumti kartu užtikrinant, kad ji turėtų informacijos, kurios reikia surinkti iš kitų žmonių tam tikruose užduočiai atlikti. „Aš sukūriau jai švelnius priminimus, kad, pavyzdžiui, ji jau turėtų turėti tiek ir tiek informacijos“, – sako Esser. „Tai tikrai mažas dalykas, apie kurį turiu pagalvoti, bet tai padeda jai susikaupti ir tai padaryti. Užuot tiesiog neskyrusi šiam komandos nariui naujų užduočių, ji gali būti prisidedančios komandos dalimi su mažais pastūmėjimais, kad nenutrūktų kelyje. „Ji supranta, kad aš primenu jai – padėti jai, o ne ją smerkti, ir ji iš tikrųjų vertina, kad mes taip elgiamės“, – sako Esser.
9. Sukurkite grįžtamojo ryšio kilpą
Niekada nėra gera idėja perduoti projektą ar užduotį ir tada dingti iš diskusijos. Jei deleguojate ką nors nauja, nemanykite, kad jis susisieks su jumis, kai to prireiks. Iš pradžių sukurtoje laiko juostoje galite sukurti kontrolinius punktus, kai kitas asmuo žinos, kad susisieksite su juo, kad pamatytumėte, kaip viskas vyksta. Tie kontroliniai punktai yra puikus laikas pasikalbėti apie tai, kas klostosi gerai, kokios kliūtys galėjo iškilti ir ar užduotį reikia atlikti taip, kaip tikėtasi. Jei iškyla kokia nors problema, kuo anksčiau ją pastebėsite, tuo geriau, o darbuotojas greičiausiai bus laimingesnis, žinodamas, kad gali kreiptis į jus prašydamas patarimų ir paramos.
10. Pripažinkite gerai atliktą darbą
Atlikę užduotį, skirkite laiko pripažinti gerai atliktą darbą. Jei darbuotojams iškilo kokių nors problemų ar netikėtų problemų, suteikite jiems galimybę pateikti grįžtamąjį ryšį ir apgalvokite būdus, kaip ateityje pagerinti procesus. Jei reikia atnaujinti savo sukurtus šablonus arba kontrolinius sąrašus, padarykite tai dabar, kad ištekliai būtų tinkami kitam projekto delegavimo etapui. Delegavimas yra esminė gero vadovavimo dalis. Atlikta gerai, ji padeda pasiekti savo komandos „patalpos ekspertą“, kad jūsų komanda galėtų specializuotis atlikdama darbą, kurį geriausiai išmano.
