Dirbdami kartu kaip komandai galite pakelti savo verslą, tačiau tai nereiškia, kad kelyje kartais nesusidursite su iškilimais ir mėlynėmis. Net ir harmoningiausioje darbo aplinkoje karts nuo karto gali kilti ir kils konfliktų. Jei vadovaujate didesnėms komandoms, problemų gali kilti gana reguliariai, o nuotolinis darbas tampa vis svarbesniu, todėl ne visada įmanoma išspręsti šiuos nesutarimus akis į akį. Konfliktai draudžia pozityviai bendradarbiauti, o žinoti, kaip valdyti nesutarimus internete, nebėra „kas būtų, jei“, o būtinybė. Laimei, pasirinkę tinkamą požiūrį, galite padėti savo komandai įveikti konfliktus nesusitikdami akis į akį. Štai kaip jas išspręsti, kai jos pasirodo el. paštu.
1. Atviras su empatija
Veiksmingas konfliktų sprendimas yra viena iš pagrindinių darbuotojų tobulėjimo darbo vietoje dalių, o empatijos demonstravimas el. laiške yra geras atspirties taškas. Tai lengviau padaryti, jei nagrinėjamas klausimas yra daugialypis, todėl galite pasirinkti konkretų aspektą, su kuriuo sutinkate arba galite išreikšti supratimą. Tai parodys numatytam gavėjui, kad jūs nesiruošiate atakuoti nuo pat pradžių, o trokštate pamatyti dalykus iš jų perspektyvos ir siekiate abipusiai naudingos išvados.
2. Venkite negatyvo
Net jei manote, kad jūsų pozicija yra teisinga ir kad kita šalis klysta, svarbu vengti bet kokios vienareikšmiškai įžeidžiančios ar per daug emocijų keliančios kalbos rašant el. laišką. Tai taikoma net tuo atveju, jei korespondentas jums nesuteikia tokio pat mandagumo; pakilti virš tiesioginio negatyvo ir jo neatspindėti atgal, ilgainiui bus geriau. Žinoma, kiekvieną kursto savo emocijos ir jausmai, todėl kartais geriausia žengti žingsnį atgal ir nerašyti atsakymo pačiame įkarštyje. Tai suteiks jums galimybę suvaldyti savo emocijas, o ne leis joms išsilieti į jūsų pasirinktą žodį ir dėl to galbūt nustumti dalykus į klaidingą kelią. Jei vis tiek nuspręsite pristabdyti atsakymą, o ne siųsti el. laišką pačiame įkarštyje, vis tiek verta trumpai atsakyti, kad patvirtintumėte gavimą ir patvirtintumėte, kad visas jūsų atsakymas bus gautas tinkamu laiku. Tai dar vienas elektroninio pašto diplomatijos žingsnis, kurio daugelis pasigenda, tačiau tai gali reikšti skirtumą tarp to, kaip išlaikyti civilius dalykus ir leisti jiems užvirti.
3. Siekite aiškumo ir pasiūlykite tai mainais
Svarbi įsijautimo į konfliktą patiriantį kolegą dalis yra įsigilinti į savo istoriją, todėl tikslinga užduoti atitinkamus klausimus savo el. laiške, o ne tik manyti, kad jis automatiškai, be raginimo, pridės jums reikiamų įžvalgų. Tai turėtų padėti išsiaiškinti visus aktualius klausimus apie jų motyvaciją ir nuotaiką. Savo ruožtu taip pat turėtumėte siekti aiškiai ir glaustai išdėstyti savo poziciją, o ne bandyti užtemdyti ar išsisukinėti. Net jei vis tiek negalite susitarti, kai viskas bus atvira, bent jau tiksliai žinosite, kokie yra kliūčių taškai, ir tai gali būti panaudota kaip galutinio sprendimo taškas.
4. Skaitykite tarp eilučių
Nors galite užduoti klausimus kitam darbuotojui, kad įvertintumėte jo jausmus kilus konfliktui, ne visada jam pavyksta išreikšti save raštu taip, kad galėtumėte suprasti problemos esmę. Čia bus naudinga skaityti tarp eilučių ir įvertinti kalbos tipą bei vartojamą toną, o ne tik pačių žodžių reikšmes. Pavyzdžiui, jei žmogus rašo taip, kad aiškiai išreikštų pyktį ar nusiminimą, neišeidamas ir nepasakydamas „aš pykstu“, savo atsakyme galite perteikti ir pripažinti jo jausmus. Ir atminkite, kad vien todėl, kad sakote jiems, kad matote, kaip jie jaučiasi, dar nereiškia, kad jūs taip pat sutinkate, kad jų pozicija ar emocijos yra teisingos.
5. Išsikelkite tikslus
Nėra prasmės įsivelti į nesutarimus, nebent įsivaizduojate, kokio rezultato tikitės siekti. Priešingu atveju ginčysitės tik dėl ginčo. Galimybė perteikti tikslus savo pranešimuose, bet kuo greičiau juos nustatant taip pat bus pagrindas, kuriuo vadovaudamiesi galėsite atlikti tolesnius veiksmus. Tai taip pat leis jums aiškiai parodyti, ko norite iš sąveikos, o tai yra naudinga.
6. Sutikite, kad ne visi konfliktai gali būti išspręsti
Jei dviejų ar daugiau žmonių nuomonės tam tikru klausimu darbo vietoje skiriasi, galite manyti, kad diskusijos el. paštu, kurios tikslas yra aiškiai perteikti problemą, galiausiai turėtų padėti išspręsti visas šalis. Nors tai yra nuostabus tikslas, kurį dažnai nesunku pasiekti, jei reikalas yra nedidelis arba dalyvaujantys asmenys kitose srityse paprastai yra to paties bangos ilgio, tikėtis, kad tai bus rezultatas, nėra naudinga. Dėl to jausitės nusivylę tik tuomet, jei paaiškės, kad negalite pakeisti kitos šalies nuomonės ar elgesio, kurio ieškote.
7. Įvertinkite terpės ribas
El. paštas gali būti jūsų pageidaujama bendravimo su kolegomis ir komandos nariais priemonė, tačiau tai ne visada yra ideali terpė išreikšti save, nes rašytinis žodis visada yra atviras interpretacijoms, kurių neketinote, ir kurios būtų aiškiau išsakytos garsiai. asmeniškai arba per telefono skambutį ar virtualų susitikimą. Tai veikia abiem kryptimis, todėl kai kuriais atvejais turėsite pasiruošti, kad konflikto sprendimo eiga bus ne tik el. paštu. Žinoma, iššūkis čia yra užtikrinti, kad korespondentams būtų suteikta galimybė pereiti nuo el. pašto prie kitokios komunikacijos formos. Tai galite pasiekti iš dalies pasyviai, įsitikinę, kad el. pašto paraše yra jūsų kontaktinė informacija, pvz., „Skype“ vartotojo vardas arba plėtinio numeris. Taip pat galite būti tiesioginis; paklauskite jų, kada būtų patogu suplanuoti skambutį ar susitarti dėl susitikimo akis į akį. Bet kurio požiūrio tinkamumą lems jūsų santykių su jais pobūdis ir nagrinėjamos problemos aplinkybės.
8. Būkite pasirengę žengti pirmąjį žingsnį
Galite nerimauti, kad jei jūs pirmiausia iškelsite problemą el. paštu, būsite prastesnėje padėtyje nei gavėjas. Iš tikrųjų yra atvirkščiai; visada geriau būti iniciatyviam ir užgniaužti konfliktus pačioje pradžioje, o ne vėliau. Tai neleis jiems pūliuoti ir augti, kol vėliau galiausiai iškils į paviršių, juos bus daug sunkiau įveikti.
