Kaip suformuluoti SMART tikslus ir patikrinti rezultatą

Nuotrauka: GaudiLab / Shutterstock, asset ID 2668100773.

SMART tikslai padeda užrašyti, kokio rezultato siekiate, pagal ką jį įvertinsite ir kada tai padarysite. Tarkime, nedidelė komanda nori rengti tikslesnius komercinius pasiūlymus. Ji susitaria, kad per ateinančias keturias savaites kainų arba kiekių klaidas teks taisyti ne daugiau kaip 16 % pirmą kartą peržiūrėtų pasiūlymų. Ankstesnių keturių savaičių rodiklis buvo 30 %.

Ką reiškia penki SMART kriterijai?

• S – konkretus (angl. specific). Pasakykite, kas turi pasikeisti. Pavyzdyje vertinamas pasiūlymų kainų ir kiekių tikslumas prieš siunčiant pasiūlymus klientams.
• M – išmatuojamas (angl. measurable). Nurodykite, kaip atpažinsite rezultatą. Pavyzdyje skaičiuojama, kokią pirmą kartą peržiūrėtų pasiūlymų dalį teko taisyti dėl kainos ar kiekio.
• A – pasiekiamas (angl. achievable). Įvertinkite, ką galite pakeisti turimu laiku ir priemonėmis. Jei didžioji dalis klaidų atsiranda perrašant kainas iš kelių failų, sutarkite, kas prižiūrės vieną bendrą kainyną ir kada jį atnaujins.
• R – aktualus (angl. relevant). Susiekite rodiklį su problema, kurią norite išspręsti. Pavyzdyje komandai tenka taisyti pasiūlymus, todėl klientai ilgiau laukia atsakymo.
• T – apibrėžtas laiku (angl. time-bound). Įrašykite laikotarpio pradžią ir pabaigą. Iš anksto sutarkite, kurią dieną peržiūrėsite duomenis.

Kaip pamatuoti pokytį pagal tą pačią taisyklę

Per praėjusias keturias savaites pavyzdžio komanda pirmą kartą peržiūrėjo 50 pasiūlymų. Iš jų 15 teko taisyti dėl kainų ar kiekių, taigi pradinė dalis buvo 30 %. Į kiekvieno laikotarpio apskaitą įtraukiami pasiūlymai, kurių pirmoji peržiūra įvyko tuo laikotarpiu. Jeigu pirmą kartą peržiūrima 50 pasiūlymų ir taisyti reikia 8, dalis siekia 16 %. Jei pasiūlymų buvo daugiau ar mažiau, naudokite to laikotarpio bendrą skaičių. Jei neperžiūrėjote nė vieno, pažymėkite, kad duomenų nėra.

Prieš įsipareigodami sumažinti klaidų dalį patikrinkite, ar pasirinktas veiksmas pakankamas. Esant tai pačiai 50 pasiūlymų apimčiai, nuo 15 taisomų pasiūlymų reikėtų pereiti prie 8 ar mažiau. Jei iš 15 taisytų pasiūlymų tik dviejuose panaudotos pasenusios kainos, vien atnaujinto kainyno greičiausiai neužteks. Peržiūrėkite likusius atvejus ir pagal jų priežastis įvertinkite, kokį pokytį galite padaryti per keturias savaites.

Vienas pasiūlymas su dviem neteisingomis kainomis vis tiek yra vienas taisytas pasiūlymas. Jeigu rengėjas įrašė neteisingą kiekį, žymėkite klaidą. Jeigu klientas vėliau paprašė kito kiekio, tai naujas prašymas ir prie rengimo klaidų jo nepriskirkite. Tą pačią taisyklę taikykite abiem laikotarpiams.

Pasirinkite žmogų, kuris rinks duomenis ir aptars rezultatą su komanda. Užtenka lentelėje pasižymėti pasiūlymo numerį, pirmos peržiūros datą ir tai, ar prireikė kainos ar kiekio pataisos. Į pirmos savaitės rezultatą žiūrėkite kartu su pasiūlymų skaičiumi. Jei peržiūrėjote penkis pasiūlymus, vienas taisytas atvejis jau sudaro 20 %. Tokiu atveju verta išsiaiškinti, kaip ta klaida atsirado ir galutinį rezultatą vertinti pasibaigus sutartam laikotarpiui.

Ką keisti, jeigu rezultatas negerėja?

Pirmiausia pažiūrėkite, kur atsiranda taisymai. Jei kainos klaidingos dėl pasenusių kopijų, išbandykite vieną kainyno nuorodą. Jei kiekiai supainiojami perkeliant duomenis iš užklausos, pridėkite kiekio patikrą prieš pirmą peržiūrą. Kai priežasčių kelios, Pareto principas padeda nuspręsti, nuo kurios pradėti pagal savo duomenis. Kartu stebėkite, kiek laiko praeina nuo kliento užklausos iki pasiūlymo išsiuntimo. Jei klaidų sumažėja, bet klientams tenka laukti ilgiau, peržiūrėkite, kur nauja patikra užlaiko darbą.

Pasibaigus keturioms savaitėms galite įvertinti, ar pasiekėte sutartą ribą. Jei pasiūlymų buvo mažai arba pasikeitė jų sudėtingumas, prieš spręsdami, ar pakeitimas pasiteisino, peržiūrėkite, kurie pasiūlymai užtruko ir dėl ko juos teko taisyti. Naujam laikotarpiui galite pakeisti darbo būdą, skirti daugiau laiko ar pasirinkti kitą ribą. Ankstesnį susitarimą išsaugokite, kad būtų aišku, ką iš tikrųjų lyginate.

Trumpas SMART tikslo šablonas

Užpildykite trumpą formuluotę. „Norime pakeisti [rodiklis]. Dabar jis siekia [pradinė reikšmė], o iki [data] siekiame [norima reikšmė]. Šio pokyčio reikia, kad [laukiama nauda].“ Atskirai pasižymėkite, kada pradėsite matuoti, iš kur gausite duomenis ir kas juos peržiūrės.

Pavyzdžiui, jei mokotės rengti mėnesio suvestines, tikslas gali būti iki mėnesio pabaigos savarankiškai parengti tris suvestines iš mokomųjų failų ir kiekvienos bendrą sumą bei vienos kategorijos sumą sutikrinti su pradine lentele. Jei dar neturite failų ar laiko praktikai, pirmiausia pasirūpinkite šiomis sąlygomis. Tada galėsite patikrinti, ar suvestines jau mokate parengti savarankiškai.