Kaip taikyti Pomodoro techniką kasdieniam darbui
Kaip taikyti Pomodoro techniką: 25 minučių darbas, pertraukos ir trikdžių užrašymas. Praktinis pavyzdys ir patarimai, kada darbo tvarką koreguoti.
Pomodoro technika padeda suplanuoti laiką vienai užduočiai: įprastai 25 minutes dirbama susitelkus, tada daroma 5 minučių pertrauka. Po keturių darbo intervalų numatomas ilgesnis, maždaug 15–30 minučių, poilsis. Pradėti užtenka laikmačio ir lapo, tačiau naudinga žymėti ir atliktą darbą bei pertraukimus. Vien suskambėjęs signalas dar neparodo, kiek pasistūmėjote.
Prieš įjungdami laikmatį apibrėžkite užduotį
Pasirinkite vieną konkretų veiksmą. „Dirbsiu su tiekėjais“ per platu: neaišku, ar ketinate skaityti pasiūlymus, rašyti laiškus, ar rinktis prekę. Aiškesnė užduotis būtų „į vieną lentelę surašysiu trijų gautų pasiūlymų kainas ir pristatymo terminus“. Net jei jos nebaigsite per vieną intervalą, žinosite, ką tęsti.
Pasiruoškite reikalingus dokumentus ir užrašykite, koks rezultatas liks pasibaigus darbui. Jei trūksta pasiūlymo priedo, pirmas veiksmas gali būti jo paprašyti. Laukimo, kol atsakys tiekėjas, nereikia pateikti kaip susitelkusio lentelės rengimo.
Renkantis iš kelių darbų, laikmatis prioriteto nenustato. Pirmiausia apsispręskite, kuris rezultatas dabar svarbus. Tam gali praversti mūsų aprašytas Pareto principo taikymas pagal savo duomenis; pasirinkę darbą, jam skirkite atskirą intervalą.
Kaip atlikti pirmą darbo intervalą
- Užrašykite pasirinktą veiksmą ir nusistatykite 25 minučių laikmatį.
- Atidėkite nesusijusius langus ir pranešimus, kurių tuo metu neprivalote stebėti.
- Dirbkite su pasirinkta užduotimi. Kilusią kitą mintį trumpai pasižymėkite atskirame lape, užuot iš karto keitę veiklą.
- Nuskambėjus signalui pažymėkite baigtą intervalą ir užrašykite, ką padarėte bei kas liko.
- Skirkite 5 minutes pertraukai. Po keturių darbo intervalų ilsėkitės ilgiau.
Pertrauka skirta atsitraukti nuo užduoties. Galite atsistoti, atsigerti vandens ar trumpai pasivaikščioti. Jei ją užpildysite darbo laiškais, praktiškai pradėsite kitą darbą. Nepamirškite ir įprastų pietų bei kitų dienos įsipareigojimų: nereikia viso kalendoriaus užpildyti vien laikmačio ciklais.
Metodo kūrėjas Francesco Cirillo Pomodoro aprašo plačiau nei laikmačio naudojimą: svarbūs planavimas, trikdžių fiksavimas ir savo darbo įvertinimas. Todėl po signalo verta peržiūrėti atliktą darbą ir likusią užduoties dalį, o ne tik didinti surinktų intervalų skaičių.
Ką daryti, kai darbą pertraukia
Atskirkite mintį, kuri gali palaukti, nuo situacijos, į kurią reikia reaguoti dabar. Prisiminimą užsakyti kanceliarinių prekių galima pasižymėti vėlesniam laikui. Skubaus kliento klausimo ar būtino komandos sprendimo vien dėl laikmačio ignoruoti nereikia.
Jei turite persijungti į kitą darbą, užrašykite, kiek minučių dirbote ir kur sustojote. Tokio tarpo nežymėkite kaip užbaigto nepertraukiamo 25 minučių intervalo. Vis dėlto atliktos darbo dalies nenubraukite: dvylika minučių rengta lentelė lieka darbo sąnaudomis, net jei visas intervalas nepavyko.
Grįždami perskaitykite trumpą pastabą apie kitą žingsnį. Pavyzdžiui: „įrašyti trečio pasiūlymo pristatymo terminą; priedas laiške“. Toks užrašas konkretesnis nei „tęsti ten pat“ ir padeda nepradėti visų dokumentų peržiūros iš naujo.
Paprastas darbo apskaitos pavyzdys
Toliau pateikta išgalvota mokomoji situacija, o ne tikros įmonės ar mūsų komandos produktyvumo bandymas. Darbuotojas rengia trijų tiekėjų pasiūlymų palyginimą. Lape galėtų likti tokie įrašai:
| Darbo tarpas | Kas užfiksuota |
|---|---|
| 25 minutės, intervalas baigtas | Surašytos trijų pasiūlymų kainos; terminai dar nepalyginti. |
| 12 minučių, darbas pertrauktas | Patikrinti du pristatymo terminai; teko atsakyti į skubų kliento skambutį. |
| 25 minutės, intervalas baigtas | Įrašytas trečias terminas, patikrinta pasiūlymų komplektacija ir pažymėti neaiškumai. |
Čia užbaigti du pilni intervalai, o su lentele dirbta 62 minutes. Skambučio ir pertraukų laikas į šį skaičių neįtrauktas. Tačiau net užpildyta lentelė dar nereiškia, kad tiekėjas pasirinktas: gali reikėti atsakymo apie trūkstamą komplektacijos dalį. Apskaitoje atskirkite skirtą laiką, parengtą rezultatą ir galutinį sprendimą.
Kada verta keisti darbo tvarką
Po kelių bandymų peržiūrėkite, kas nutraukė darbą. Jei nuolat trūksta dokumentų, pirmiausia pasiruoškite informaciją. Jei reikia nuolat atsiliepti klientams, susitelkimo laiką derinkite su pavaduojančiu kolega arba rinkitės laiką, kai tokios pareigos neturite. Vien garsesnis laikmačio signalas šių kliūčių neišspręs.
Susitikimų, konsultacijų ar kito nuo žmonių priklausančio darbo ne visada galima skaidyti vienodai. Galite rinktis kitokios trukmės darbo blokus, tačiau juos žymėkite atskirai nuo klasikinio 25 minučių intervalo. Metodą vertinkite pagal tai, ar lengviau pradėti, tęsti ir planuoti konkretų darbą, o ne pagal pažadą, kad jis visiems leis nuveikti daugiau.
