Kaip taikyti Pareto principą ir pasirinkti svarbiausius darbus

Pareto principas primena, kad skirtingos veiklos ar problemos gali nevienodai prisidėti prie galutinio rezultato. Jis dažnai vadinamas 80/20 taisykle: nedidelė dalis veiksnių sukuria didelę dalį poveikio. Praktikoje verta ieškoti tokio netolygaus pasiskirstymo savo duomenyse, o ne iš anksto paskelbti, kad keturių penktadalių darbų nebereikia.

Ką iš tikrųjų reiškia 80/20

Ši proporcija nėra privaloma formulė kiekvienai įmonei. Gali paaiškėti, kad didžiausią dalį užklausų sukelia viena prekė, keli pristatymo nesklandumai arba visai tolygiai pasiskirsčiusios problemos. Rezultato nereikia pritempti prie skaičių 80 ir 20.

Be to, procentai apibūdina skirtingus dalykus: veiksnių dalį ir jų sukuriamo poveikio dalį. Todėl analizėje jie neprivalo sudaryti 100 procentų. Klausimas yra ne „kurios tiksliai 20 procentų užduočių svarbios?“, o „kur sutelkta didžiausia mūsų pasirinkto rezultato dalis?“

Pirmiausia pasirinkite vieną matą

Apibrėžkite, ką norite pagerinti. Klientų aptarnavime galima skaičiuoti pasikartojančias užklausas, gamyboje – broko atvejus, o planuojant darbą – laiką, skiriamą pakartotiniams taisymams. Pasirinkite aiškų laikotarpį ir tą pačią apskaitos tvarką visoms grupėms.

Nemaišykite skirtingų matų vienoje eilėje: 30 klientų laiškų, 5 darbo valandos ir 200 eurų nėra palyginami dydžiai. Jei svarbus ne problemų dažnumas, o patiriamos sąnaudos, sudarykite atskirą palyginimą pagal sąnaudas. Dažna smulkmena ir retas brangus gedimas gali sudaryti visiškai kitokią prioritetų eilę.

Pavyzdys su 100 klientų užklausų

Tarkime, elektroninė parduotuvė per mėnesį gavo 100 užklausų. Tai išgalvotas mokomasis pavyzdys, o ne tikros įmonės rezultatai. Kiekviena užklausa priskirta vienai pagrindinei temai pagal iš anksto sutartą tvarką.

Grupės surikiuotos nuo didžiausios iki mažiausios. Sukaupta dalis gaunama prie ankstesnių grupių pridėjus einamąją: po antros eilutės turime 42 + 26 = 68 užklausas, arba 68 procentus visų užklausų.

Pirmos trys temos apima 80 procentų užklausų. Tačiau trys iš šešių grupių yra pusė, o ne penktadalis. Analizė vis tiek naudinga: ji parodo, nuo kurių temų verta pradėti išsamesnį tyrimą. Pristatymo vėlavimo įrašas dar neatskleidžia jo priežasties – gali strigti sandėlio darbas, perdavimas vežėjui ar klientui pažadėto termino nustatymas.

Jei tuos pačius kiekius pavaizduosite mažėjančiais stulpeliais, o sukauptą dalį – linija, gausite Pareto diagramą. Jos paskirtis – padėti matyti pasiskirstymą, ne įrodyti iš anksto pasirinktą 80/20 santykį.

Kaip iš lentelės pereiti prie sprendimo

Pasirinkite vieną aiškiai apibrėžtą problemą ir patikrinkite jos kilmę. Pavyzdyje būtų galima peržiūrėti vėlavusių užsakymų laikus: kada užsakymas gautas, surinktas ir perduotas vežėjui. Tik tada spręskite, kurį veiksmą keisti ir kas už jį atsakys.

Po pakeitimo palyginkite panašios trukmės laikotarpius. Stebėkite ne tik skundų skaičių, bet ir užsakymų apimtį: gavus mažiau užsakymų, gali sumažėti ir skundų, nors procesas nepagerėjo. Jei reikia įvertinti platesnes veiklos aplinkybes, papildomai pravers SSGG analizė. Ji padeda susisteminti situaciją, tačiau nepakeičia čia skaičiuojamo problemų pasiskirstymo.

Kurių darbų negalima atmesti vien dėl reto pasikartojimo

Dažnumas nėra vienintelis svarbos kriterijus. Retas saugumo incidentas, rimtas prekės trūkumas ar neįvykdytas įsipareigojimas gali reikalauti neatidėliotino dėmesio. Pareto lentelė nesuteikia pagrindo tokią riziką ignoruoti vien todėl, kad ji pateko į sąrašo apačią.

Taip pat nereikėtų pagal vieno laikotarpio pajamas nuspręsti, kad mažesni klientai nereikalingi, ar pagal matomus rezultatus vertinti visą darbuotojų indėlį. Priežiūra, mokymas ir pagalbiniai darbai gali palaikyti veiklą, nors jų nauda pasirinktoje lentelėje neatsispindi. Užfiksuokite, ką jūsų matas parodo ir ko neapima, o prioritetus peržiūrėkite gavę naujų duomenų.