Eizenhauerio matrica: kaip atskirti skubius darbus nuo svarbių
Eizenhauerio matricos lentelė ir spaustuvės pavyzdys: kaip atskirti skubius darbus nuo svarbių ir ką atlikti dabar, suplanuoti, perduoti ar išbraukti.
Eizenhauerio matrica padeda nuspręsti, ką daryti, kai visi darbai atrodo skubūs. Kiekvieną užduotį įvertinkite atskirai: kiek ji svarbi jūsų tikslui ir kiek dar galite atidėti užduoties pradžią. Atsakymai padeda pasirinkti: imtis dabar, suplanuoti, perduoti arba išbraukti.
Kaip atskirti svarbą nuo skubos
Svarba priklauso nuo pasekmės. Ko netektumėte, jei šio darbo neatliktumėte? Gal sustotų kito žmogaus darbas, nukentėtų klientui pažadėtas rezultatas ar liktų neišspręsta problema, kuri vis kartojasi. Svarbą vertinkite pagal konkretų tikslą. Pavyzdžiui, šiandienos tikslas gali būti laiku pradėti gamybą ir išvengti pakartotinio darbo.
Skuba priklauso nuo to, kiek dar galite atidėti pradžią. Jei failo reikia vidurdienį, jam patikrinti skiriate 30 minučių, o galimiems pataisymams paliekate dar 30, vėliausias laikas pradėti yra 11 val. Užrašę vien galutinį terminą lengvai praleisite laiką, kada iš tiesų reikia imtis darbo. Jei laiške parašyta tik „skubu“, paklauskite, iki kada reikia atsakymo ir kas jo laukia.
Keturios matricos dalys: spaustuvės pavyzdys
Tarkime, nedidelė spaustuvė vidurdienį pradės spausdinti užsakymą. Ryte vadovė suskirsto keturis darbus pagal tai, kiek jie svarbūs šiandienos rezultatui ir ar dar galima palaukti.
Keturi sprendimai pagal svarbą ir skubą
| Svarba | Skubu | Neskubu |
|---|---|---|
| Svarbu | Imkitės dabar. Patikrinkite ir patvirtinkite failą iki gamybos. | Suplanuokite. Skirkite laiko sudaryti failų patikros sąrašą. |
| Mažiau svarbu | Perduokite. Paprašykite kolegos iki 13 val. išsiųsti važtaraščio kopiją. | Išbraukite. Atsisakykite vidinio šablono viršelio pertvarkymo, jei jis niekam nereikalingas. |
Patikros sąrašas šio užsakymo pradžios nestabdo, tačiau pravers tikrinant būsimus failus. Vadovė jam rezervuoja penktadienį nuo 9.00 iki 9.30. Per tą laiką ji ketina užrašyti, ką patikrinti prieš siunčiant failą į gamybą, ir pritaikyti sąrašą vienam anksčiau parengtam failui. Jei tą laiką teks perkelti, kalendoriuje iš karto pažymi kitą.
Siunta jau pristatyta, o važtaraščio kopija klientui iki 13 val. reikalinga archyvui. Dokumentą reikia išsiųsti sutartu laiku, tačiau dėl jo gamyba nestovi. Vadovė nurodo kolegai, kurią kopiją ir kam išsiųsti, sutaria dėl termino ir sulaukia jo patvirtinimo. Jei dirbate be kolegų, panašius trumpus darbus galite atlikti vienu kartu, kai visi terminai tai leidžia. Jei nespėsite, iš anksto susitarkite dėl kito termino.
Ką daryti, kai skubūs du svarbūs darbai?
Tame pačiame langelyje gali atsidurti ir spaudos failas, ir kito užsakymo derinimas. Prie kiekvieno darbo užrašykite, kada vėliausiai galite pradėti ir kas nutiks pavėlavus. Jei pirmu atveju visa pamaina liks be patvirtinto failo, o antru dar galima susitarti dėl vėlesnio skambučio, pirmiau spręskite failo klausimą ir iš karto pasiūlykite kitą skambučio laiką. Jei abu terminai nekinta, o savo jėgomis abiejų darbų laiku neatliksite, kuo anksčiau ieškokite pagalbos arba susitarkite, kurią darbo dalį būtina atlikti pirmą.
Pasikeitus aplinkybėms, peržiūrėkite ir sprendimą. Jei klientas praneša, kad patvirtintame faile įrašyta neteisinga renginio data, pirmas veiksmas yra stabdyti to failo spausdinimą ir sutarti dėl pataisos. Jei panašių klaidų pasitaiko nuolat, Pareto principas padės pagal savo duomenis atsirinkti, kurias priežastis pirmiausia šalinti. Susitelkti į pasirinktą darbą padeda Pomodoro technika.
Kaip užpildyti matricą pagal savo darbų sąrašą
Didelius darbus suskaidykite į veiksmus. Įrašas „paruošti užsakymą“ gali apimti ir prašymą klientui patvirtinti maketą, ir vėlesnį jo tikrinimą. Jei tolesni darbai priklauso nuo atsakymo, prašymą išsiųskite pirmiau. Atskirai pažymėkite, kada tikrinsite failą ir kada susisieksite su klientu, jeigu šis neatsakys.
Prie kiekvieno darbo užrašykite keturis dalykus: terminą, vėliausią laiką pradėti, vėlavimo pasekmę ir kitą veiksmą. Pavyzdžiui: „Failas gamybai iki 12 val.; pradėti ne vėliau kaip 11 val.; kitaip teks nukelti spausdinimą; atverti kliento patvirtintą versiją.“ Kalendoriuje pažymėkite, kada imsitės svarbių darbų, kurių dar nereikia daryti šiandien.
