KPI reikšmė

Kiekviena įmonė turi savo sėkmės standartą. Norint suderinti organizacijos veiklą su jos tikslais, būtina suformuluoti aiškius, išmatuojamus ir įgyvendinamus tikslus, nustatant pagrindinius veiklos rodiklius (KPI) ir jų tikslus. Toliau aptariame, kas yra KPI ir kaip juos panaudoti verslui.

Kas yra pagrindinis veiklos rodiklis (KPI)?

KPI, arba pagrindinis veiklos rodiklis, – tai kiekybinis matavimo vienetas, leidžiantis stebėti pažangą link konkretaus verslo tikslo tam tikru laikotarpiu. KPI padeda įmonėms nustatyti tikslus (uždavinius), stebėti jų įgyvendinimą (etapus) ir atpažinti tobulintinas sritis.

Kad būtų galima įvertinti pažangą, nustatomi KPI tikslai. Paprastai organizacijos remiasi viena arba keliomis iš šių priemonių:

• Konkurentų rezultatai
• Ankstesni įmonės pasiekimai
• Nustatyti standartai

KPI suteikia galimybę siekti tikslų, vertinti pasiektus rezultatus ir gauti įžvalgas, kurios leidžia priimti sprendimus remiantis duomenimis. Stebint KPI, organizacijos gali identifikuoti stipriąsias ir silpnąsias vietas bei imtis veiksmų, kad optimizuotų savo veiklą.

Kuo skiriasi KPI nuo verslo metrikos?

Verslo metrikos – tai matavimo vienetai, naudojami KPI sudarymui. Visi KPI remiasi verslo metrikomis, tačiau ne visos metrikos tampa KPI. Metriką galima paversti KPI, jei ji yra aktuali organizacijos tikslams arba jos funkcijoms, procesams, vietovėms ar segmentams.

Pavyzdžiui, pardavimų KPI galėtų būti naujų gaunamų potencialių klientų procentas. Norint stebėti veiksmus, kurie prisideda prie potencialių klientų pritraukimo, gali būti naudojamos tokios metrikos kaip unikalių lankytojų skaičius, puslapio peržiūrų skaičius ar apsilankymo trukmė.

KPI tipai

KPI galima suskirstyti į penkias kategorijas. KPI tipas parodo jo paskirtį organizacijoje, laikotarpį ir veiklos lygį.

1. Strateginiai KPI
   Strateginiai KPI stebimi aukščiausiu vadovų lygiu, kad būtų galima įvertinti organizacijos bendrą būklę. Jie seka pažangą, siekiant organizacinių tikslų. Pavyzdžiai: bendros įmonės pajamos, rinkos dalis, pelno marža.
2. Operatyviniai KPI
   Operatyviniai KPI vertina konkrečių organizacijos procesų, vietovių ar segmentų veiklos rezultatus. Jų pagrindinė ypatybė – trumpalaikis dėmesys, pvz., mėnesio ar dienos tikslai.
   Operatyviniai KPI paprastai remiasi strateginiais KPI. Pavyzdžiui, siekiant padidinti pajamų augimą, žemesnio lygio vadovai gali analizuoti pardavimus pagal regionus.
3. Funkciniai KPI
   Funkciniai KPI stebi pažangą atskirose organizacijos srityse, tokiose kaip finansai, pardavimai, rinkodara ar žmogiškieji ištekliai. Finansų skyrius gali stebėti investicijų grąžą ar pelno maržą, o personalo skyrius – darbuotojų pasitenkinimą ir išlaikymą.
   Funkciniai KPI gali būti klasifikuojami kaip strateginiai arba operatyviniai, priklausomai nuo funkcijos svarbos organizacijos strategijai ar trumpalaikiams tikslams.
4. Lagging ir leading KPI
   Lagging KPI – tai praeities veiklos matavimo rodikliai. Jie leidžia nustatyti realius organizacinius tikslus, remiantis ankstesniais rezultatais. Pavyzdys: mėnesio pasikartojančių pajamų rodiklis.
   Leading KPI prognozuoja būsimus rezultatus ir rodo, kaip bus pasiekti strateginiai tikslai. Pavyzdys: siekiant padidinti mėnesio potencialių klientų konversijas, būtų stebimi kasdieniai svetainės lankytojai ir jų apsilankymo trukmė.

KPI nauda

KPI yra svarbi verslo sėkmės dalis. Jie leidžia komandai susitelkti į bendrą pažangos sampratą, skatina veiksmus ir kuria atsakomybę.

Padeda aiškiau suprasti organizacijos pažangą

Be nustatytų KPI tikslų būtų sudėtinga nustatyti, ar organizacija juda į priekį. KPI tikslai suteikia standartą ir matavimo priemonę organizacijos veiklos rezultatams įvertinti.

Pavyzdžiui, metinės pajamos, siekiančios 1 000 000 eurų, neturi reikšmės be konteksto. Tačiau, jei nustatomas KPI tikslas, pvz., tam tikros pajamos arba pajamų augimo tikslas, tampa aiškiau, ką šis skaičius reiškia įmonei.

Metinės pajamos, siekiančios 1 000 000 eurų, palyginti su praėjusių metų 800 000 eurų pajamomis, rodo augimą. Tačiau šis skaičius, lyginant su 1 500 000 eurų tikslu, nurodo planavimo klaidas arba netinkamai valdomą pardavimų strategiją.

Padeda priimti strateginius verslo sprendimus

Padidinus organizacijos sėkmių ir nesėkmių matomumą tam tikrame tiksle, lengviau nustatyti, kokių veiksmų reikia imtis toliau.

Pavyzdžiui, jei stebite dviejų pardavimų komandų, naudojančių skirtingas strategijas, pajamų augimą, rezultatai parodys, kuri strategija buvo veiksmingesnė. Šią strategiją galima pritaikyti kitiems pardavimo kanalams.

Suderina organizacijos veiklą pagal bendrą sėkmės sampratą

KPI tikslai užtikrina, kad visa komanda suprastų organizacijos sėkmės apibrėžimą. Jie skatina visus organizacijos narius siekti to paties tikslo, užuot rėmusis skirtingais, asmeniškai apibrėžtais pažangos rodikliais.

Pavyzdžiui, jei nepateiksite pardavimų tikslų, pardavimų komanda gali pasiekti žymiai mažesnių rezultatų, nei reikalauja organizacija.

Kurti komandos atsakomybę

KPI suteikia komandai etaloną, pagal kurį galima sekti savo rezultatus. Žinodami organizacijos standartą, jie gali nustatyti mažesnius tikslus, kurie prisideda prie organizacijos tikslų įgyvendinimo. Pavyzdžiui, pardavimų komanda gali naudoti įmonės pajamų augimo tikslą, kad nustatytų pardavimų tikslus kiekvienam komandos nariui.

Efektyvaus KPI savybės

Kad KPI galėtų veiksmingai padėti verslo strategijai, jis turi turėti tam tikras savybes:

Verslui pritaikytas

KPI ir jo tikslas turi būti suderinti su jūsų verslo tikslais. Tai užtikrina, kad jūsų tikslai būtų naudingi verslui.

Ne visada didesni tam tikrų metrikų rodikliai prisideda prie verslo augimo. Pavyzdžiui, siekti naujų potencialių klientų pritraukimo nėra prasminga, jei įmonė neturi išteklių aptarnauti naujus klientus.

Aktualus

Kiekvienas KPI turi būti aktualus komandai ar funkcijai, kuri už jį atsakinga. Tokie KPI kaip paieškos sistemų reitingai ar klientų įsigijimo kaina turėtų būti priskiriami rinkodaros komandai, nes jie geriau supranta, kaip kurti užduotis, turinčias įtakos pažangai.

Paprastas

KPI turėtų būti lengvai išmatuojamas ir suprantamas. Komandos nariai turėtų aiškiai suprasti, kaip daryti įtaką KPI, kad pasiektų tikslą.

Pavyzdžiui, „padidinti pajamas 20 % per metus“ yra aiškus tikslas su konkretu uždaviniu.

Išmatuojamas

Venkite apibendrintų klausimų kurdami KPI. Pavyzdžiui, „pagerinti klientų santykius“ yra neaiškus tikslas, nes nėra konkretaus rodiklio. Tačiau „padidinti klientų pasitenkinimą“ galima išmatuoti apklausomis, lojalumo indeksu ar klientų pastangų rodikliais.

Kiekvienas KPI turėtų būti susijęs su aiškiu ir pritaikomu rodikliu, nes net kokybiniai KPI, jei tinkamai naudojami, gali teikti vertingų įžvalgų.

Pasiekiamas

Nerealūs tikslai padidina nesėkmės ir perdegimo riziką. Naudokite ankstesnius duomenis, kad analizuotumėte komandos pajėgumus su turimais ištekliais.

Pavyzdžiui, norėdami padidinti mėnesio pardavimus, peržiūrėkite ankstesnius tikslus ir padidinkite juos nedideliu laipsniu.

Laiku atliktas

Veiksmingi KPI turi būti stebimi optimizuotais laiko intervalais. Per retai stebint KPI gali būti sunku nustatyti tendencijas, o per dažnai – eikvojami ištekliai.

Matomas

Užtikrinant, kad visi organizacijos nariai turėtų prieigą prie KPI rezultatų, didėja atsakomybė tarp komandų. Tai taip pat padeda geriau suprasti, ar jų pastangos duoda vaisių, ir leidžia geriau planuoti tolesnius veiksmus.

Kaip apibrėžti KPI

Norint apibrėžti KPI, reikia laikytis aukščiau išvardytų savybių ir užtikrinti, kad būtų sukurta sistema, leidžianti stebėti pažangą. Toliau pateikiama lentelė su klausimais ir atsakymais, kaip tai padaryti, ir išsamiai aptariami kiekvieno žingsnio aspektai.

Klausimas	Atsakymas
Koks yra pageidaujamas rezultatas?	Padidinti pajamas 20 % per metus.
Kodėl šis rezultatas svarbus?	Įmonė taps pelningesnė.
Kaip matuosite pažangą?	Pajamų augimą matuosime eurais.
Kaip galite paveikti rezultatą?	Skatinsime esamų klientų pajamų augimą, padėsime persivesti klientus tarp etapų ir optimizuosime rinkodaros bei pardavimų bendradarbiavimą.
Kas atsakingas už šį rezultatą?	Pardavimų vadovas.
Kaip dažnai peržiūrėsite pažangą?	Kas mėnesį.

Nustatykite pageidaujamą rezultatą

Koks yra pageidaujamas rezultatas? Apibrėžkite strateginį tikslą, kurį matuos KPI. Pradėkite identifikuodami, ko šiuo metu reikia jūsų verslui, ir nustatykite tikslus, susijusius su veiklos rezultatais arba augimu.

Taip pat nustatykite laikotarpį, per kurį planuojate pasiekti tikslą, kad komanda galėtų parengti strategiją. Tai dažnai priklauso nuo KPI stebėjimo dažnumo. Vedantieji rodikliai (leading metrics) stebimi dažniau, nes trumpalaikiai pokyčiai padeda nustatyti tendencijas. Vėluojantys rodikliai (lagging metrics) stebimi rečiau, nes reikšmingi pokyčiai atsiranda ilgesniu laikotarpiu.

Pavyzdžiui, jei norite plėsti savo verslą, pajamų augimas yra tinkamas KPI pažangai stebėti. Natūralu, kad pajamų augimas rodo, jog jūsų produktas ar paslauga pritraukia ir išlaiko klientus.

Įvertinkite rezultato svarbą verslui

Kodėl šis rezultatas svarbus? Nustatykite, kaip KPI tikslų pasiekimas prisideda prie jūsų verslo augimo ir stabilumo. Pavyzdžiui, augančios pajamos padidina įmonės pelningumą.

Perteklinės pajamos gali būti naudojamos papildomoms pajamų generavimo veikloms arba procesų efektyvinimui.

Nustatykite matavimo vienetą

Kaip matuosite pažangą? Jei KPI yra kiekybinis, šis žingsnis paprastas: pasirinkite matavimo vienetą, kuris atitinka jūsų KPI. Pavyzdžiui, pajamų augimas matuojamas eurais.

Jei KPI yra kokybinis, pasirinkite efektyvų duomenų rinkimo metodą ir suformuluokite klausimus, padėsiančius surinkti reikšmingas įžvalgas. Pavyzdžiui, jei siekiate įvertinti darbuotojų įsitraukimą, galite užduoti klausimus apie darbo ir gyvenimo pusiausvyrą, vadovavimą bei atlyginimą.

Nustatykite, kaip paveikti rezultatą

Kaip galite paveikti rezultatą? Nustatykite veiksmus, galinčius padėti pasiekti KPI tikslą. Tai lengva padaryti su operatyviniais KPI, nes jie paprastai susiję su kasdieniais procesais. Tačiau strateginiams KPI būtina identifikuoti organizacijos funkcijas, galinčias turėti įtakos.

Pavyzdžiui, pajamų augimas gali būti pasiektas didinant pardavimų tikslus arba vykdant potencialių klientų pritraukimo kampanijas.

Paskirkite KPI atsakingą asmenį

Kas atsakingas už šį rezultatą? Paskirkite asmenį, galintį reguliariai stebėti pažangą ir kurti strategijas. Operatyviniai KPI dažniausiai priskiriami vadovams, atsakingiems už tam tikras veiklas, o strateginiai KPI yra vykdomųjų vadovų atsakomybė.

Pavyzdžiui, geriausias KPI atsakingas asmuo pajamų augimo atveju yra pardavimų vadovas, nes jis turi daugiausiai vertingų įžvalgų apie pajamų generavimą.

Nustatykite KPI peržiūros dažnumą

Kaip dažnai peržiūrėsite pažangą? Nepriklausomai nuo to, ar KPI yra vedantysis, ar vėluojantis, būtina reguliariai stebėti rezultatus. Vedantieji KPI reikalauja dažnesnių peržiūrų, nes jie padeda nustatyti tendencijas. Vėluojančius KPI taip pat verta peržiūrėti, siekiant stebėti pažangą per numatytą laikotarpį.

Pavyzdžiui, jei siekiate padidinti pajamas iki metų pabaigos, mėnesinė peržiūra padės koreguoti strategijas. Galite kas mėnesį išbandyti skirtingas taktikas ir palyginti rezultatus, kad nustatytumėte, kas veikia geriausiai.

Rinkodaros KPI pavyzdžiai

1. Investicijų į rinkodarą grąža (ROMI)

ROMI lygina rinkodaros kampanijų išlaidas su vėliau gautomis pajamomis, siekiant įvertinti rinkodaros kampanijų veiksmingumą. ROMI analizė padeda nustatyti, kurios rinkodaros veiklos yra veiksmingos, ir leidžia efektyviau paskirstyti išteklius.

• Kam skirtas: Rinkodaros vadovams
• Kaip dažnai reikia: Kas savaitę, mėnesį, ketvirtį

2. Paspaudimų rodiklis (Click-through rate)

Paspaudimų rodiklis lygina bendrą skelbimo ar puslapio peržiūrų skaičių su bendru paspaudimų skaičiumi ant konkrečios nuorodos. Šis KPI matuoja reklamos ar turinio kampanijų gebėjimą patraukti dėmesį.

• Kam skirtas: Rinkodaros vadovams, interneto dizaineriams
• Kaip dažnai reikia: Kasdien, kas savaitę

3. Potencialių klientų konversijos rodiklis (Lead conversion rate)

Šis KPI matuoja, kiek potencialių klientų tampa mokančiais klientais. Pavyzdžiui, tai gali būti svetainės lankytojų skaičius, palygintas su lankytojais, atlikusiais norimą veiksmą, pvz., įsigijusiais produktą ar užsiregistravusiais naujienlaiškiui. Šis rodiklis leidžia įvertinti rinkodaros pastangų efektyvumą.

• Kam skirtas: Rinkodaros vadovams, interneto dizaineriams
• Kaip dažnai reikia: Kasdien, kas savaitę

4. Vidutinis laikas puslapyje (Average time on page)

Šis KPI stebi vidutinį laiką, kurį lankytojas praleidžia jūsų svetainėje. Vidutinio laiko matavimas leidžia nustatyti svetainės veiksmingumą ir galimybes paversti lankytojus klientais.

• Kam skirtas: Rinkodaros vadovams, interneto dizaineriams
• Kaip dažnai reikia: Kasdien, kas savaitę

5. Socialinių tinklų pasiekiamumas (Social media reach)

Socialinių tinklų pasiekiamumas stebi peržiūrų skaičių kiekvienam įrašui socialiniuose tinkluose. Didesnis pasiekiamumas padidina įsitraukimo ir konversijų galimybes.

• Kam skirtas: Rinkodaros vadovams, socialinių tinklų komandai
• Kaip dažnai reikia: Kasdien, kas savaitę, kas mėnesį

6. Grynojo rekomendavimo indeksas (Net promoter score, NPS)

NPS klausia klientų, kokia tikimybė, kad jie rekomenduotų organizacijos produktą ar paslaugą. Tai padeda įvertinti potencialą pritraukti naujus klientus.

• Kam skirtas: Rinkodaros vadovams
• Kaip dažnai reikia: Kas savaitę, kas mėnesį

7. Svetainės lankytojų srautas pagal šaltinį (Website traffic by source)

Šis KPI stebi, iš kur atvyksta jūsų svetainės lankytojai. Tai padeda nustatyti, kurie kanalai efektyviausiai pritraukia daugiau potencialių klientų.

• Kam skirtas: Rinkodaros vadovams, socialinių tinklų komandai
• Kaip dažnai reikia: Kas savaitę, kas mėnesį

Pardavimų ir mažmeninės prekybos KPI pavyzdžiai

1. Pajamos (Revenue)

Pajamos – vienas dažniausių KPI pardavimų srityje, kuris nurodo pajamas, gautas parduodant prekes ir paslaugas.

• Kam skirtas: Pardavimų direktoriams, vadovams
• Kaip dažnai reikia: Kasdien, kas savaitę, kas mėnesį, kas ketvirtį

2. Pardavimų augimo tempas (Sales Growth Rate)

Pardavimų augimo tempas seka pardavimų padidėjimą per tam tikrą laikotarpį. Tai padeda nustatyti realius pajamų ar pardavimų tikslus.

• Kam skirtas: Pardavimų direktoriams, vadovams, strategams
• Kaip dažnai reikia: Kas mėnesį, kas ketvirtį, kasmet

3. Vidutinė pardavimo ciklo trukmė (Average Sales Cycle Length)

Šis KPI stebi, kiek laiko užtrunka, kol potencialus klientas pereina nuo pirmojo kontakto iki galutinio pardavimo. Tai padeda prognozuoti pinigų srautus ir identifikuoti pardavimo procesų tobulinimo sritis.

• Kam skirtas: Pardavimų direktoriams, vadovams, strategams
• Kaip dažnai reikia: Kas savaitę, kas mėnesį, kas ketvirtį

4. Pardavimų vamzdyno vertė (Sales Pipeline Value)

Pardavimų vamzdyno vertė apskaičiuoja, kiek organizacija gali uždirbti iš potencialių klientų ir galimybių. Tai leidžia tiksliau paskirstyti išteklius.

• Kam skirtas: Pardavimų direktoriams, vadovams, strategams
• Kaip dažnai reikia: Kasdien, kas savaitę

5. Klientų išlaikymo rodiklis (Customer Retention Rate)

Šis KPI stebi, kiek esamų klientų toliau perka jūsų produktus ar paslaugas. Tai padeda prognozuoti pajamų ar pardavimų augimą.

• Kam skirtas: Pardavimų direktoriams, vadovams, strategams
• Kaip dažnai reikia: Kas mėnesį, kas ketvirtį, kasmet

6. Klientų pasitenkinimo įvertis (Customer Satisfaction Score, CSAT)

CSAT naudoja apklausas ir kitus atsiliepimų rinkimo įrankius, kad įvertintų klientų pasitenkinimą produktu, paslauga ar įmone. Tai padeda prognozuoti būsimą klientų išlaikymą.

• Kam skirtas: Pardavimų direktoriams, vadovams, strategams
• Kaip dažnai reikia: Kas savaitę, kas mėnesį, kas ketvirtį