Kiekvienas žmogus turi savitą požiūrį į dokumentų kaupimą – vieni saugo kiekvieną sąskaitą, kvitą ar algalapį, kiti viską išmeta, vos tik peržvelgia. Kur slypi tikrasis balansas? Tinkamas sprendimas priklauso nuo dokumento tipo ir jo paskirties.
Kiek ilgai verta laikyti kortelių išrašus?
Jei jūsų kredito kortelių išrašuose yra įrašų, kurie susiję su jūsų mokesčiais, juos patariama išsaugoti septyniems metams. Tiek laiko paprastai galioja laikotarpis, kai mokesčių inspekcija gali patikrinti jūsų deklaracijas. Norint dar labiau apsisaugoti, verta dokumentus laikyti šešerius metus po paskutinės su mokesčiais susijusios datos. Visais kitais atvejais, kai išraše nėra su mokesčiais susijusių įrašų, kvitus ir sąskaitas galima drąsiai sunaikinti, kai tik įsitikinote, kad nėra klaidų ir viskas atitinka jūsų įrašus.
Kaip saugiai atsikratyti senų dokumentų?
Pasibaigus reikiamam laikymo laikotarpiui, senus sąskaitų išrašus rekomenduojama susmulkinti. Taip apsisaugosite nuo asmens duomenų vagystės. Gera proga peržiūrėti ir kitus kasdienius dokumentus, kurie atskleidžia daug asmeninės informacijos – juos taip pat geriau naikinti atsakingai.
Dokumentų laikymo tvarka: kaip viską susidėlioti?
Tvarkinga dokumentų sistema – ne tik patogus būdas greitai surasti reikiamą informaciją, bet ir apsauga nuo nereikalingo chaoso. Patariama atskirai saugoti kiekvienų metų dokumentus, o paskui juos rūšiuoti pagal paskirtį: sąskaitos už paslaugas, banko išrašai, draudimo ar paskolos dokumentai, atskirai – kiekvienos kredito kortelės išrašai.
Popieriniai dokumentai
- Pasirinkite segtuvą, plastikinę dėžę ar akordeono tipo aplanką kiekvieniems metams.
- Paskirstykite dokumentus pagal rūšis ir tiekėjas arba įstaigas.
Elektroninės versijos archyvavimas
- Kompiuteryje sukurkite atskirą katalogą kiekvieniems metams.
- Viduje dėkite papildomus aplankus pagal temą: komunalinės paslaugos, būsto paskola, draudimas, bankai ir pan.
- Kiekvienai kredito kortelei priskirkite atskirą aplanką.
- Dokumentus galite nuskaityti ir saugoti debesijos paskyrose, jei tai padeda geriau tvarkytis.
Nesvarbu, kokią sistemą pasirinksite – svarbiausia, kad ji būtų jums patogi ir leistų lengvai rasti reikiamus dokumentus. Net jei netyčia kurią nors sąskaitą susmulkinsite ar ištrinsite, dažniausiai jas galima atkurti prisijungus prie savo paskyros arba užsisakius išrašą iš kortelės išdavėjo.
