Pagal Amerikoje pateikiamą statistiką, toje šalyje maždaug apie 20% žlunga pirmaisiais metais, o apie 50% mažų įmonių žlunga penktais metais. Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl mažos įmonės žlunga, yra finansavimo trūkumas.
Paprastai verslo savininkai žino, kiek kapitalo reikia kasdienei veiklai vykdyti, įskaitant darbo užmokestį; apmokėti veiklos išlaidas, tokias kaip nuoma ir komunalinės paslaugos; ir nuolat atnaujinkite pardavėjo sąskaitas faktūras. Be to, žlungančios įmonės dažnai mažiau žino apie pajamų, gaunamų parduodant produktus ar paslaugas, dydį. Dėl šios priežiūros atsiranda finansavimo trūkumas, kuris gali greitai uždaryti verslo duris.
Norėdami padėti geriau valdyti įprastas klaidas, tokias kaip pirmiau, verslo savininkai gali sudaryti realų veiklos biudžetą ir būti pasirengę skirti tam tikrą kapitalo sumą iš savo rezervų pradėdami veiklą. Kad tai būtų atlikta efektyviai, apskaitos programinės įrangos įrankio naudojimas leis įmonei aiškiai suvokti bendrą pinigų srautą, palyginti su veiklos biudžetu.
Štai keletas svarbiausių apskaitos programinės įrangos pranašumų automatizuojant užduotis pradedant smulkųjį verslą.
Kas yra apskaitos programinė įranga?
Apskaitos programinė įranga atlieka įvairias apskaitos ir buhalterijos užduotis. Tai padeda registruoti ir pranešti apie finansines operacijas. Įdiegus tokio pobūdžio programinę įrangą, pinigų srautų skaičiavimus lengviau analizuoti ir suprasti. Norint sėkmingai panaudoti šį įrankį, nereikia buhalterio ar apskaitos įgūdžių, o dažniausiai šiuolaikinę apskaitos programinę įrangą galite pasiekti iš bet kurio prie interneto prijungto įrenginio.
Kodėl jūsų verslui reikalinga apskaitos programa
Kaip smulkaus verslo savininkas ar trokštantis verslininkas, investavimas į tinkamas priemones gali reikšti skirtumą tarp augimo ir sąstingio. Galbūt anksčiau svarstėte galimybę investuoti į apskaitos programinę įrangą arba tiesiog pradėjote tyrinėti savo galimybes, bet vis dar nežinote, kodėl turėtumėte ją įsigyti.
Kad būtų lengviau atlikti šį procesą, pateikiame keletą pagrindinių priežasčių, kodėl investavimas į apskaitos programinę įrangą gali būti naudingas jūsų verslui.
1. Rankinis proceso mažinimas
Visi žinome, kad laikas yra pinigai valdant verslą. Verslo savininkai mums pasakytų, kad jie daug verčiau sutelktų dėmesį į paties verslo darbą. Užuot rankiniu būdu įvedę duomenis „vykdykite verslą“ veiksmams. Sėkmingas verslo savininkas žino, kaip svarbu fiksuoti verslo operacijas, saugoti esamus ir tikslius klientų ir pardavėjų duomenis bei stebėti sąskaitas ir sąskaitas faktūras.
Todėl bet kokia užduotis, kurią galima automatizuoti programinėje įrangoje, gali labai paspartinti bet kurio verslo savininko susitelkimą į augimo strategiją. Sumažinus rankinį įvedimą naudojant užduočių automatizavimą programinėje įrangoje, gali labai sutrumpėti laikas, praleidžiamas išrašant sąskaitas faktūras klientams ir pardavėjams, atnaujinant klientų įrašus, registruojant pardavimus ir derinant jų knygas.
Tai savo ruožtu gali padėti sumažinti išlaidas darbuotojui, kurio darbo funkcija būtų rankiniu būdu atlikti duomenų įvedimo užduotis. Dėl to šis darbuotojas gali būti naudojamas išradingiau versle.
2. Finansinių duomenų sinchronizavimas
Leidžiant finansinius duomenis iš atskirų šaltinių užfiksuoti ir rodyti vienoje vietoje, sutaupoma rankinių užduočių, kai reikia atsisiųsti operacijas iš kiekvieno šaltinio ir atskirai importuoti jas į programinę įrangą. Vėlgi, šis prieinamumas pašalina žmogiškosios klaidos galimybę importuojant.
3. Ataskaitų automatizavimas
Pagrindinis privalumas įtraukiant apskaitos programinę įrangą į jūsų verslo darbo eigą yra daugybė duomenų ir ataskaitų, kurias galite gauti vienu mygtuko paspaudimu. Tinkintų prietaisų skydelių ir standartizuotų ataskaitų kūrimas gali padėti suprasti pelną ir nuostolius, pagerinti pelningumą, įžvalgas apie išlaidas ir pridėtines išlaidas. Kadangi duomenys, kurie įvedami į programą, yra tvarkomi ir manipuliuojami automatiškai, kiekvienos sugeneruotos ataskaitos tikslumas yra daug didesnis nei ataskaitos, kurią žmogus turi sukurti rankiniu būdu.
Pasirinktines ataskaitas taip pat gali tekti nustatyti rankiniu būdu, o programinė įranga gali išsaugoti ataskaitą, kad būtų galima vėl naudoti. Ataskaitų teikimas yra pagrindinė priemonė, kuri padės bet kuriai įmonei sudaryti biudžetą ir priimti sprendimus sėkmingo verslo kelyje.
4. Verslo mokesčių tikslai
Bet kokiam pradedančiam verslui „mokesčiai“ gali būti bauginantis žodis. Tikimasi, kad įmonės stebės visas įvykstančias finansines operacijas – tiek pinigų įvedimą, tiek pinigų išėmimą. Neteisingai stebimas verslas gali būti smarkiai nubaustas ir mokesčių inspekcijos malone. Vien tai gali kelti grėsmę verslo ateičiai ir, kaip žinoma, daugelį priverčia uždaryti duris.
Užtikrinus, kad visi įmonės duomenys būtų fiksuojami tiksliai, gali labai sumažėti didelės mokestinės prievolės rizika. Kitas papildomas įrašų, operacijų ir mokestinės prievolės stebėjimo privalumas yra tai, kad IRS visada ruošiasi auditui.
5. Nuolatinis išlaidų mažinimas
Automatizavimas yra tiesiogiai susijęs su išlaidų mažinimu versle. Nauda tikrai pasiekiama, kai apskaitos programinėje įrangoje bus sukurta darbo eiga. Su šiomis užduotimis susijęs automatizavimas ir tikslumas suteiks verslui aiškų galimybių ir trūkumų vaizdą. Tokie dalykai kaip darbuotojų skaičiaus padidėjimas arba sumažėjimas ir vėl darbuotojų panaudojimas pelningesniam darbui versle.
Pradinė programinės įrangos kaina, diegimas ir mokymas gali būti brangūs verslo kelionės pradžioje. Tačiau ilgalaikėje perspektyvoje investicijų grąža bus vertingesnė verslui. Tai tikra investicija į bet kurio verslo veiklą. Tai gali juos atskirti nuo konkurentų, kurie neturi apskaitos programinės įrangos ir išleidžia daug daugiau pridėtinių išlaidų.
Ko ieškoti verslo apskaitos programoje
Galbūt žinote, kad apskaitos programinė įranga gali padėti geriau valdyti verslą, tačiau kokią programinę įrangą turėtumėte pasirinkti? Štai keletas pagrindinių funkcijų, į kurias reikia atsižvelgti pradedant tikrinti ir lyginti įvairią apskaitos programinę įrangą.
Naudojimo paprastumas
Turėdami prieigą prie savo duomenų realiuoju laiku, galite priimti protingus verslo sprendimus ir geriau užtikrinti sveiką pinigų srautą. Keletas pagrindinių funkcijų, kurias reikia žinoti, yra:
- Prietaisų skydelis – Užfiksuokite ir tvarkykite kvitus, pirkimo užsakymus, sąskaitas faktūras, pajamas ir išlaidas, banko suderinimą, finansines ataskaitas ir balansus, laiko stebėjimą, mokėtinas ir gautinas sumas.
- Nustatymai ir parinktys – Vartotojų vaidmenys, leidimai, leidžiantys valdyti, ką vartotojai gali matyti ir daryti.
- Įrašo kūrimas – Produktų ir paslaugų įrašai, inventorius, pirkimo informacija, prekės ir paslaugos aprašymas.
- Sąskaitų planas – Visų jūsų finansinių sąskaitų, suskirstytų į subkategorijas, indeksas gali būti sudėtingas. Sąskaitų plano sudarymas yra supaprastintas naudojant apskaitos programinę įrangą. Dauguma programinės įrangos komplektuojama su standartinėmis paskyromis ir galimybe susikurti savo. Tai taip pat leis greitai suskirstyti į kategorijas, redaguoti, pašalinti paskyras ir prireikus pridėti sąskaitos numerį.
Kainos, atitinkančios jūsų biudžetą
Gera nykščio taisyklė yra pripažinti, kad kaina ir vertė skiriasi.
- Apsvarstykite, kad savo apskaitos sprendimą norėsite išlaikyti keletą metų
- Įvertinkite nuolatinės pagalbos ir konkrečios pramonės konsultacijų išlaidas
Jūsų poreikius atitinkančios ataskaitos
Augant įmonei, didėja ir duomenų taškų skaičius. Ataskaitų teikimas leidžia rinkti duomenis tinkintoms ataskaitoms, kurios leidžia atlikti gilesnę verslo analizę.
- Neriboti sąrašai, leidžiantys kurti klases, sąskaitų planus ir projektus.
- Pasirinktinis palyginimas su galimybe tinkinti KPI. Tai leidžia lengvai nustatyti tuos, kurie labiausiai paveikia apatines eilutes.
- Dinaminės informacijos suvestinės, sintezuojančios informaciją ir sujungiančios kelis duomenų šaltinius vienoje erdvėje, kad susidarytų išsamus našumo vaizdas.
